Waarom zou u uitbesteden?
De IRS bestraft ongeveer een op de drie ondernemers voor loonfouten. Het inkomstendepartement van New Jersey heeft een vergelijkbare verhouding tussen boetes en bedrijfseigenaren. De belangrijkste reden waarom u uw salarisadministratie uitbesteedt aan een professioneel Payroll bedrijf salarisverwerkingsbedrijf, is om te blijven voldoen aan de IRS en de staat New Jersey.
Zelfs als u geen fouten maakt bij het intern afhandelen van uw salarisadministratie, verspilt u nog steeds uw meest waardevolle bezit, TIJD. Tijd is de 2e reden om uw payrollbedrijf uit te besteden. Uw tijd is gelijk aan geld voor uw bedrijf en zelfs als u de verantwoordelijkheid delegeert aan een lid van uw personeel, zijn er nog enkele andere zaken waar u zich zorgen over moet maken. Hun tijd aan de salarisadministratie is verloren geld voor uw bedrijf. U moet niet alleen hun salaris of loon betalen, maar u moet ook de werkgeversbelasting, de werknemersvergoeding en de personeelsbeloningen betalen.
In het ergste geval heb je jezelf opengesteld voor mogelijke fraude. Interne salarisfraude komt vaker voor bij kleine bedrijven omdat er geen hoog beveiligingsniveau is met bankrekeningen, toegang tot cheques, handtekeningstempels, burgerservicenummers, adressen en andere persoonlijke informatie. Dit alles geeft u mijn derde reden, namelijk de gemoedsrust dat uw werknemers worden betaald en dat belastingen nauwkeurig en op tijd worden ingediend.
Dus hoe kiezen we een payroll-servicebedrijf?
Bij het kiezen van een payrollbedrijf zijn er 5 dingen die je moet weten.
1. Financiële bescherming – Vraag uw payrollbedrijf om een bewijs dat ze gebonden en verzekerd zijn. U wilt weten of uw payrollbedrijf een fout maakt, dat zij verantwoordelijk zijn voor het herstellen van hun fouten.
2. Rampherstel en back-upstrategie – Vraag uw payrollbedrijf wat hun back-upplan is als er een ramp is (bijvoorbeeld: brand, overstroming, computervirus, stroom- en telefoonstoring). Waar wordt een back-up van uw gegevens gemaakt en opgeslagen? Hoe snel kunnen ze weer aan de slag als er een ramp is?
3. Klantenservice – De persoon die uw salarisadministratie afhandelt, is belangrijker dan de persoon die deze aan u verkoopt. Vraag wie uw salarisadministratie gaat doen? Onthoud dat het de taak van een verkoper is om u te verkopen, en ze zijn daar heel goed voor opgeleid! Vraag om een gesprek met de specialist waarmee u gaat werken om te zien hoe u hem bevalt en om te weten te komen wat zijn expertiseniveau in de branche is. Vraag om referenties van klanten waarmee ze momenteel werken. Wilt u weten of uw specialist tijdelijk of vast is? Enkele van de grotere payrollbedrijven zijn gegevensverwerkers en callcenters. Vraag jezelf af of dat het soort service is dat je wilt. U moet zich op uw gemak voelen en er zeker van zijn dat als er zich een probleem voordoet, uw specialist het snel kan verhelpen.
4. Prijsstelling – De payroll-industrie is in de loop der jaren drastisch veranderd van à la carte naar gebundelde prijzen. De meeste payrollbedrijven bundelen al hun diensten om u een vergoeding per betaalperiode te geven op basis van het aantal werknemers dat u heeft en uw betalingsfrequentie. Er zijn ook extra kosten voor bezorging, verwerking aan het einde van het jaar en W2’s. Aangezien de payroll-industrie erg competitief is geworden, moet u uw verkoper vragen of er korting wordt toegepast en wanneer deze op is.
Sommige van de grotere nationale payroll-leveranciers en franchises hebben introductietarieven, specials en gratis maanden. Koper let op! Deze specials eindigen en kortingen verdwijnen en er vinden jaarlijkse verhogingen plaats. Onthoud dat u wordt verkocht door een goed opgeleide verkoper die wordt betaald als u uw salarisadministratie uitvoert, niet als u blijft. Vraag hen om het op te schrijven en te e-mailen om jezelf te beschermen, en als je echt creatief wilt worden, vraag hen dan om hun directe manager of baas ook het voorstel te laten ondertekenen.
5. Systeemintegratie van werknemers- en werkgeversvoordelen – De meeste payrollbedrijven kunnen aanvullende diensten aanbieden, zoals online toegang voor werknemers, pay-as-you-go werknemerscompensatie, 401k, HR-oplossingen, ziektekostenverzekering en tijd- en aanwezigheidsoplossingen. Zorg er bij het kiezen van uw payroll-leverancier voor dat u een bedrijf kiest dat met uw bedrijf kan meegroeien.
Volg deze 5 eenvoudige stappen bij het kiezen van uw payrollbedrijf en u bespaart uw bedrijf tijd en geld!